מרגישים שאתם לא מספיקים כלום? ריכזנו לכם טיפים לניהול הזמן בעבודה!

הבלוג נכתב על ידי

אורן שריג

אורן שריג

שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב facebook

Photo by Fabrizio Verrecchia on Unsplash

כולנו חווינו את הקשיים לנהל את הזמן שלנו נכון בעבודה. מכירים את זה שאתם מתעוררים אופטימיים ועם הרבה תקווה להספיק את כל המשימות שלכם פלוס להגיע הביתה מוקדם, לעשות אימון ולבשל ארוחת ערב בריאה? 

ואז… החיים קורים. אתם נתקעים בפקק תנועה, מגיעים לעבודה כבר דיי מתוסכלים. מתחילים לעבוד על הפרויקט שדחיתם ואז מגלים שקבעו לכם עוד פגישה מעבר ל2 שכבר יש לכם, והם יימשכו עד לצהרים לפחות (ואתם כבר מאחרים לראשונה!). סוף סוף אתם מסיימים את הפגישות ומתחילים לעבור על המיילים שהבוס שלכם קורא לכם למשרד שלו ומבקש ממכם לבצע משימה שלטענתו תיקח ״רק שעה״.. אולי בכיוון של שלוש! 

החדשות הטובות הן שקיימות דרכים רבות לנהל את הזמן במקום לתת לו לנהל אותכם! קבלו 10 שלבים בעזרתם ניתן ללמוד לנהל את הזמן שלכם נכון :

  • בחנו את התנהלות הזמן שלכם
    אם אתם מתכוונים למצוא דרכים לייעל את ניהול הזמן האישי שלכם, עליכם קודם להבין על מה מתבזבזות השעות ומה בעצם מתפספס פה. מכירים את זה שאנשים מכינים יומן אוכל כדי לזכור מה הם אכלו במשך היום? אז ככה בדיוק, רק יומן של ניהול זמן. קחו לכם שבוע לבצע מעקב אחר הפעולות היום יומיות שלכם. מעקב זה יסייע לכם להבין : 
    – כמה משימות בערך ומה אתם יכולים להספיק ביום
    – לזהות את נקודות החולשה והבעייתיות
    – זיהוי הפעולות בעלות התשואות הגבוהות ביותר

    ביצוע המעקב יאפשר לכם לנתח את הגורמים שמפחיתים את הפרודקטיביות שלכם כמו מחשבות, נסיעות, שיחות, גלישה במדיה חברתית, ופעילויות אחרות. כך תוכלו לקבל תחושה מדויקת יותר גם לגבי השעה הפרודקטיבית ביותר בה אתם מרגישים הכי מרוכזים ותוכלו לרכז את כל המשימות החשובות ביותר לשעות אלו. 
  • צרו לו״ז יומי והתעקשו לעמוד בו!
    זהו שלב קריטי ביותר על מנת ללמוד כיצד לנהל את הזמן בעבודה! אל תנסו אפילו להתחיל את היום ללא רשימת מטלות מסודרת. והתחילו את הרשימה כבר יום לפני… לפני שאתם עוזבים את העבודה צרו רשימה של המשימות הדחופות ביותר למחרת על מנת שתתחילו איתן כבר ברגע שאתם מגיעים למשרד.
    הכניסו ללו״ז הכל, את המשימות החשובות ביותר ופחות. את הטיול עם הכלב ובאיזה שעה הוא יתקיים, את האימון או הפגישה עם החבר/ה, את הנסיעה לעבודה, ההתארגנות, וכו׳. ברגע שאתם כותבים את הכל על הנייר, זה לחלוטין יסדר לכם את המחשבות וימנע מכם לשכב ערים בלילה בדאגה.  אם במקרה קרה ולא הספקתם לרשום את המשימות שלכם ערב לפני, החשיבו זאת כמשימה הדחופה ביותר בבוקר והקפידו לא להתחיל את היום מבלי להכין את הלו"ז!

  • בצעו תיעדוף משימות בחוכמה!
    רשימת המטלות בפני עצמה אינה מספיקה לניהול זמן נכון. אחד השלבים הקריטיים ביותר הינם ביצוע תיעדוף חכם של המשימות. התחילו מהמשימות החשובות ביותר וסמנו אותן בצבע בוהק ובולט! כך ישר תתחילו איתן, תסיימו את עיקרי הדברים וכבר תרגישו שאבן יורדת לכם מהלב.
    העריכו את רשימת המטלות שלכם וודאו שאתם מארגנים אותה על סמך חשיבות המשימה עבורכם ולא עבור אנשים אחרים! שימו לב כי גם המשימות שנחשבות דחופות עשויות להיות דחופות עבור מישהו אחר אבל עם חשיבות נמוכה בשבילכם. לכן, עליכם לבחון זאת ולתעדף בהתאם. 

אחד הכלים שלמדתי מהקאוצ׳ר המדהים שלי הוא המטריציה של איזנהאואר :

איך להשתמש בכלי המדהים הזה שעד היום עוזר לי המון בניהול נכון של הלו״ז?

– חשוב ודחוף – הכניסו במשבצת זו משימות חשובות בניהול דחוף – משימות אלו הקפידו להשלים בהקדם. אם רשימה זו תתבצע באופן שוטף החלק הזה אמור להישאר רוב הזמן.  

– חשוב אך לא דחוף – משימות אלו חשובות אך אינם דורשים מיידיות ולכן יש לבצע אותם על בסיס אסטרטגיה לטווח ארוך. דוגמאות למשימות אלו יכולות להיות ניקיון הבית, שיעור פילאטיס, פגישה עם חברה, שיחה עם קולגה וכו׳.

– דחוף אך לא חשוב – השתדלו להימנע מלהשאיר הרבה משימות במשבצת זו. השתדלו לצמצם אותן כיוון שהן מעכבות את התפוקה שלכם. בדרך כלל מדובר במשימות ביורוקרטיות או שנוצרו עקב תכנון לקוי. 

– לא דחוף ולא חשוב – הן מטרות שאי ביצוען לא ישפיע עליכם יותר מדיי. משימות שנכנסו לפה לחלוטין לא צריכות להוות עומס עליכם במהלך היום.  

  • קבצו כמה משימות ביחד
    על מנת לחסוך זמן ואנרגיה נפשית זהו משימות שניתן לבצע אותן יחד. לדוגמא : על מנת לצאת מוקדם יותר לעבודה, תוכלו לקחת את הכלב איתכם לריצת בוקר במקום להוציא אותו לאחר מכן. או למשל לא לענות על מיילים באופן מיידי כי הם יכולים להוות הסחת דעת אלא לענות על המיילים הפחות דחופים ברכבת חזרה הביתה.

  • הימנעו מביצוע ריבוי משימות
    יש משימות שאתם פשוט צריכים לנתק הכל ולהתרכז. ריבוי משימות יכול להיות מאוד מפתה אבל גם יכול להוות הסחת דעת שתגרום לכם לצאת מריכוז. התמקדו במשימה העומדת בפניכם, כבו את הפלאפון (כן כן גם את האינסטגרם!), סגרו את הדלת והקדישו למשימה את הזמן הראוי לה.

  • החשיבו את ההפסקות כחלק מלוח הזמנים
    אחד מהטיפים הכיפיים ביותר הן תכנון ההפסקות! לאחר ביצוע משימה ארוכה, פרגנו לעצמכם בלוז בהפסקה קטנה על מנת לרענן את המחשבות ולנשום קצת בין לבין. אתם בטח חושבים עכשיו, למי יש זמן לזה? אז תתפלאו אבל הפסקות ירעננו את הגלגלים במוח ויאפשרו לכם לחזור חדשים ובעלי מוטיבציה גבוהה יותר למשימות הבאות! אין ספק שזה משתלם.

  • לימדו להגיד לא. 
    ניהול זמן נכון דורש את היכולת להגיד לא! רק אתם באמת יודעים כמה זמן יש לכם וכמה זמן ייקח לכם להתמקד בכל משימה. ולכן, אתם חייבים ללמוד לא להתבייש להגיד לא למשימות שאין לכם באמת זמן אליכם. אל תהססו לעשות זאת. כך, במקום לבצע הרבה משימות אשר מניבות ערך מועט תוכלו לבצע פחות משימות אבל שנעשו ברמה גבוה יותר ובאיכות מעולה.

  • הסירו את הסחות הדעת 
    לכולם יש דברים שגורמים להם לצאת מריכוז. הצעד הראשון הוא לזהות אותם. לאחר מכן תוכלו להרחיק אותם על מנת למזער את הסיכוי שהם ישפיעו עליכם. כמובן שבעולם הדיגיטלי של היום הרבה מההסחות דעת יכולות לבוא בתצורה של גלישה במדיה החברתית, גלישה באינטרנט, וואטסאפ, או אפילו סתם לקשקש עם קולגות מהעבודה במשך דקות ארוכות. אז אם אתם יודעים שמדיה חברתית זו הבעיה שלכם, שימו את הפלאפון בתיק עד שתסיימו את המשימה. אם אתם נוטים לברוח לאתרי שופינג, סגרו את כל הכרטיסיות הפתוחות חוץ מאלו הרלוונטיים לכם ביותר. אם אתם יודעים שקולגות נכנסים אליכם לחדר לקשקש ואתם עוצרים את הכל כדי לא לגרום להם אי נעימות, שימו שלט על הדלת ״לא להפריע כעת אני מתרכז/ת״. 
שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin

עוד עשוי לעניין אתכם/ן ...

סגירת תפריט